Ce que l’automatisation change concrètement dans une organisation.
Automatisation PME : des résultats mesurés, pas de promesses génériques. Trois situations réelles et ce qu’il a fallu construire pour y arriver.
La Boite à Sourires — Automatisation complète du flux client
Le contexte
La Boite à Sourires est spécialisée dans la location de photobooths pour événements professionnels et particuliers. La demande est saisonnière, les demandes entrantes nombreuses, et l’équipe réduite.
Avant notre intervention, le flux client ressemblait à ceci : un client soumet une demande par formulaire ou par email. Quelqu’un dans l’équipe la lit, vérifie la disponibilité du matériel, rédige un devis dans un fichier Excel, l’envoie par email, puis relance manuellement si le client ne répond pas. Chaque étape était manuelle. Chaque oubli, un devis perdu.
Le problème réel
1. La réactivité — Les demandes arrivaient à toute heure. Répondre le lendemain matin était souvent trop tard, surtout en période de forte demande.
2. Les relances oubliées — Après envoi du devis, il fallait relancer manuellement. Sans système, les relances dépendaient de la mémoire de la personne qui gérait les emails.
3. La charge mentale — Avec 5 à 10 demandes par jour en haute saison, gérer les devis, les relances et les confirmations occupait l’équipe sur des tâches sans valeur ajoutée.
Ce que nous avons construit
Réception et qualification
Génération et envoi du devis
Relances et suivi
Les résultats
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Délai de réponse à une demande | 1 à 2 jours | Quelques minutes |
| Relances envoyées par jour | Aléatoires (mémoire humaine) | 5 à 10, systématiquement |
| Temps de traitement par devis | ~10 minutes | ~2 minutes (signature Pennylane) |
| Devis sans intervention manuelle | 0 | 3 à 4 par jour |
Ce que l’équipe a récupéré : 25 à 35 minutes par jour sur les devis seuls — plus les relances automatisées.
Ce que ce projet illustre
Ce cas est représentatif d’une situation que nous rencontrons souvent : une organisation qui fonctionne, mais dont l’équipe passe une partie significative de sa journée sur des tâches que des automatisations pourraient gérer — de façon plus rapide, plus fiable, et sans oubli. La valeur n’était pas dans les outils déployés. Elle était dans le temps rendu à l’équipe.
Club industriel Éveil — Remplacer une application sur-mesure par un système fiable, léger et maintenable
Le contexte
Le Club industriel Éveil organise chaque année un challenge de la mobilité : les salariés enregistrent leurs trajets domicile-travail (vélo, covoiturage, transports en commun…) pour mesurer les économies de CO2 générées.
Le club disposait d’une application développée sur-mesure : bugs récurrents, coûts de maintenance croissants, aucune équipe interne pour la faire évoluer. La solution de repli : Excel. Une personne du club consolidait manuellement tous les fichiers de trajets.
Le problème réel
1. La consolidation manuelle — Récupérer les fichiers Excel, les nettoyer, agréger, calculer les gains CO2 : une tâche chronophage, source d’erreurs, dépendante d’une seule personne.
2. L’absence de retour en temps réel — Les participants ne voyaient leurs résultats qu’après consolidation. Ce décalage cassait l’effet d’engagement.
3. La barrière à l’entrée — L’ancienne application demandait une création de compte. Beaucoup abandonnaient à cette étape.
Ce que nous avons construit
Contrainte principale : zéro développement sur-mesure — la solution devait être maintenable sans nous après livraison.
Fillout — Saisie sans compte
Airtable — Base de données et dashboard
Make — Automatisation des emails
Les résultats
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Consolidation des données | Manuelle, fichiers Excel | Automatique, temps réel |
| Visibilité des résultats CO2 | Après consolidation (jours) | En temps réel, dès la saisie |
| Création de compte requise | Oui (frein) | Non |
| Emails de suivi | Manuels | Automatiques |
| Maintenabilité après livraison | Dépendante du développeur | Autonome — équipe formée sur Airtable |
Ce que ce projet illustre
Une application sur-mesure coûteuse peut souvent être remplacée par un assemblage d’outils SaaS robustes — à condition de bien choisir les outils et de les connecter correctement. La valeur était dans la simplicité et la durabilité : le club peut faire évoluer la solution sans revenir vers nous.
Traftor (Chine) — Digitaliser le suivi des actions d’amélioration continue
Le contexte
Traftor est un fabricant d’inducteurs et de transformateurs électriques basé en Chine. La démarche d’amélioration continue est au cœur de la performance : identifier des dysfonctionnements, proposer des actions correctives, suivre leur réalisation. Sans outil adapté, ces remontées terrain se perdent dans des emails ou des échanges oraux.
Le problème réel
1. La saisie sans support visuel — Les opérateurs ne disposaient pas d’un moyen simple pour signaler un problème avec une photo. Sans preuve visuelle, les demandes étaient imprécises et difficiles à prioriser.
2. L’absence de suivi structuré — Une fois la demande émise, rien ne permettait de savoir où en était sa réalisation. Pas de statut, pas de responsable assigné, pas de statistiques.
Ce que nous avons construit
Formulaire mobile avec prise de photo
Base de données et tableau de suivi
Statistiques d’amélioration
Les résultats
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Saisie des demandes | Oral, email ou Excel | Formulaire structuré avec photo |
| Suivi des actions | Inexistant ou manuel | Statut temps réel, responsable assigné |
| Statistiques disponibles | Aucune | Dashboard automatique, exportable |
| Temps de traitement | Non mesuré | Traçable et mesurable |
Ce que ce projet illustre
Ce projet montre que la démarche d’amélioration continue n’a pas besoin d’un logiciel complexe. Elle a besoin d’un outil simple, utilisé régulièrement, qui rend les problèmes visibles et les actions traçables.
Ce qui se passe vraiment derrière ces résultats
Ces trois projets partagent la même logique de fond : identifier ce qui coûte du temps ou de la fiabilité, et construire une solution qui tient sans dépendre d’une personne ou d’un prestataire.
Un résultat comme ceux-là ne s’obtient pas en branchant trois outils en une après-midi. Il suppose :
Un diagnostic pour comprendre le flux réel
Des choix techniques alignés avec les contraintes
Une gestion rigoureuse des erreurs
Une documentation complète
C’est ce niveau de rigueur qui fait la différence entre une automatisation qui tient sur la durée et un bricolage qu’on désactive au bout de trois mois.
D’autres contextes où nous intervenons
Au-delà de la relation client et des devis, les automatisations que nous déployons couvrent des situations très variées :
Centres de formation
Commerce de gros et négoce
Agences et cabinets
Votre secteur n’est pas listé ? Décrivez-nous votre situation.
Ils nous font confiance
La Boite à Sourires
Club industriel Éveil
Traftor
Ce que nos clients disent de notre façon de travailler
★★★★★ (Avis Google)
« Nous avons confié à Samuel Lécrivain plusieurs missions stratégiques d’automatisation et d’optimisation des process internes de nos clients. Le résultat a été au rendez-vous, et rapidement. Il prend le temps d’écouter, de comprendre les enjeux réels, au-delà de la demande formulée. Il met en place des dispositifs concrets, mesurables, orientés résultats. Collaborer avec Samuel, c’est faire le choix d’une performance durable, structurée et intelligente. »
Vous vous reconnaissez dans l’une de ces situations ?
Le meilleur point de départ, c’est un diagnostic. Nous cartographions vos processus avec vous, identifions ce qui vaut la peine d’être automatisé, et vous montrons ce que cela changerait concrètement — avant de déployer quoi que ce soit.