Ce que l’automatisation change
concrètement dans une organisation.
Pas de promesses génériques. Des situations réelles, des résultats mesurés, et ce qu’il a fallu construire pour y arriver.
La Boite à Sourires : automatisation complète du flux client
Le contexte
La Boite à Sourires est spécialisée dans la location de photobooths pour événements professionnels et particuliers. La demande est saisonnière, les demandes entrantes nombreuses, et l’équipe réduite.
Avant notre intervention : un client soumet une demande par formulaire ou par email. Quelqu’un dans l’équipe la lit, vérifie la disponibilité du matériel, rédige un devis dans un fichier Excel, l’envoie par email, puis relance manuellement si le client ne répond pas. Chaque étape était manuelle. Chaque oubli, un devis perdu.
Le problème réel
1. La réactivité
Les demandes arrivaient à toute heure. Répondre le lendemain matin était souvent trop tard, surtout en période de forte demande. Des concurrents répondaient en quelques heures.
2. Les relances oubliées
Après envoi du devis, il fallait relancer manuellement. Sans système, les relances dépendaient de la mémoire de la personne qui gérait les emails. Une grande partie ne partait pas.
3. La charge mentale
Avec 5 à 10 demandes par jour en haute saison, gérer les devis, les relances et les confirmations occupait l’équipe sur des tâches sans valeur ajoutée, au détriment du suivi commercial et de la relation client.
Ce que nous avons construit
Bloc 1 : Réception et qualification de la demande
Dès qu’un formulaire est soumis sur le site, une automatisation n8n récupère les informations, les structure et envoie un accusé de réception personnalisé au client dans les minutes qui suivent. L’équipe reçoit une notification interne avec le résumé de la demande.
Bloc 2 : Génération et envoi du devis
Le devis est généré automatiquement à partir des informations de la demande et du catalogue tarifaire. Il est envoyé au client sans intervention manuelle pour les demandes standard. Pour les demandes complexes, l’automatisation prépare un brouillon que l’équipe valide avant envoi.
Bloc 3 : Relances et suivi
Si le client n’a pas répondu au devis dans un délai défini, une séquence de relances automatiques se déclenche : deux relances espacées, avec un message adapté à chaque étape. Si le client accepte, une confirmation de réservation part automatiquement et la disponibilité du matériel est mise à jour.
Les résultats
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Délai de réponse à une demande | 1 à 2 jours | Quelques minutes |
| Relances envoyées par jour | Aléatoires (mémoire humaine) | 5 à 10, systématiquement |
| Temps de traitement par devis | ~10 min (rédaction et envoi manuel) | ~2 min (envoi pour signature via Pennylane uniquement) |
| Devis traités sans intervention manuelle | 0 | 3 à 4 par jour |
La valeur n’était pas dans les outils déployés. Elle était dans le temps rendu à l’équipe.
Club industriel Éveil : remplacer une application sur-mesure par un système fiable et maintenable
Le contexte
Le Club industriel Éveil organise chaque année un challenge de la mobilité : les salariés des entreprises membres y enregistrent leurs trajets domicile-travail (vélo, covoiturage, transports en commun…) pour mesurer collectivement les économies de CO² générées.
Le club disposait d’une application développée sur-mesure. Elle a dû être abandonnée : bugs récurrents, coûts de maintenance croissants, aucune équipe interne capable de la faire évoluer. La solution de repli : Excel. Chaque entreprise participante envoyait son fichier de trajets. Une personne du club consolidait manuellement l’ensemble pour calculer les résultats CO².
Le problème réel
1. La consolidation manuelle
Récupérer les fichiers Excel de chaque entreprise, les nettoyer, les agréger, calculer les gains CO² : une tâche chronophage, source d’erreurs, et entièrement dépendante d’une seule personne.
2. L’absence de retour en temps réel
Les participants ne voyaient leurs résultats qu’après consolidation. Ce décalage cassait l’effet d’engagement : sans feedback immédiat, la motivation à renseigner ses trajets baissait en cours de challenge.
3. La barrière à l’entrée
L’ancienne application demandait une création de compte. Pour un événement annuel, beaucoup de participants abandonnaient à cette étape.
Ce que nous avons construit
La contrainte principale était claire : zéro développement sur-mesure. La solution devait être maintenable sans nous après livraison. Nous avons assemblé trois outils :
Fillout : saisie des trajets sans compte
Un formulaire en ligne permet à chaque participant d’enregistrer ses trajets directement, sans créer de compte. La saisie prend moins d’une minute. Le formulaire gère la validation des données à l’entrée pour éviter les erreurs de format.
Airtable : base de données centralisée et tableau de bord en temps réel
Chaque soumission atterrit directement dans Airtable. Les calculs de gains CO² sont effectués automatiquement par des formules. Un tableau de bord partagé affiche les résultats en temps réel, visible par les participants et les responsables du challenge sans manipulation manuelle.
Make : automatisation des emails
Les emails d’inscription et de confirmation sont envoyés automatiquement à chaque nouveau participant. Des récapitulatifs périodiques sont envoyés aux entreprises participantes avec leur score en cours.
Les résultats
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Consolidation des données | Manuelle, fichiers Excel par entreprise | Automatique, temps réel |
| Visibilité des résultats CO² | Après consolidation (jours de délai) | En temps réel, dès la saisie |
| Création de compte requise | Oui (frein à la participation) | Non |
| Maintenabilité après livraison | Dépendante du développeur initial | Autonome, équipe du club formée sur Airtable |
Le club peut faire évoluer le formulaire, ajouter des champs, modifier les calculs, sans revenir vers nous.
Traftor (Chine) : digitaliser le suivi des actions d’amélioration continue
Le contexte
Traftor est un fabricant d’inducteurs et de transformateurs électriques basé en Chine. Dans les environnements industriels, la démarche d’amélioration continue est au cœur de la performance : identifier des dysfonctionnements, proposer des actions correctives, suivre leur réalisation. Mais sans outil adapté, ces remontées terrain se perdent dans des emails, des tableaux Excel, ou dans les échanges oraux.
Le problème réel
1. La saisie des demandes sans support visuel
Les opérateurs et responsables ne disposaient pas d’un moyen simple pour signaler un problème et y joindre une photo. Sans preuve visuelle, les demandes étaient imprécises, difficiles à prioriser, souvent relances.
2. L’absence de suivi structuré
Une fois la demande émise, rien ne permettait de savoir où en était sa réalisation. Pas de statut, pas de responsable assigné, pas de statistiques sur les délais ou les taux de résolution. L’amélioration continue fonctionnait « à la confiance », sans données.
Ce que nous avons construit
Formulaire de saisie avec prise de photo
Un formulaire accessible depuis mobile permet à chaque collaborateur de soumettre une demande d’amélioration directement depuis le terrain : description du problème, localisation, niveau de priorité, et une ou plusieurs photos jointes. La saisie ne demande pas de formation.
Base de données et tableau de suivi
Chaque demande est enregistrée dans une base structurée. Un responsable peut y assigner une action, définir une échéance, faire évoluer le statut (ouvert / en cours / clôturé). L’historique complet est conservé.
Statistiques d’amélioration
Un tableau de bord génère automatiquement les indicateurs clés : nombre de demandes par période, taux de clôture dans les délais, répartition par type de problème ou par zone. Ces données alimentent les revues de direction.
Les résultats
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Saisie des demandes | Oral, email ou Excel | Formulaire structuré avec photo |
| Suivi des actions | Inexistant ou manuel | Statut en temps réel, responsable assigné |
| Statistiques disponibles | Aucune | Dashboard automatique, exportable |
| Temps de traitement des remontées | Non mesuré | Traçable et mesurable |
La démarche d’amélioration continue n’a pas besoin d’un logiciel complexe pour fonctionner. Elle a besoin d’un outil simple, utilisé régulièrement, qui rend les problèmes visibles et les actions traçables.
Ce qui se passe vraiment derrière ces résultats
Ces trois projets sont différents en apparence : relation client commerciale, événement annuel, processus industriel interne. Mais ils partagent la même logique de fond : identifier ce qui coûte du temps ou de la fiabilité, et construire une solution qui tient sans dépendre d’une personne ou d’un prestataire.
Un résultat comme ceux-là ne s’obtient pas en branchant trois outils ensemble en une après-midi. Il suppose :
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Un diagnostic pour comprendre le flux réel (pas celui décrit dans les procédures, mais celui vécu par l’équipe) -
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Des choix techniques alignés avec les contraintes de l’organisation : outils existants, hébergement des données, niveau de compétence technique de l’équipe -
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Une gestion rigoureuse des erreurs : que se passe-t-il si le formulaire arrive mal rempli ? Si le catalogue tarifaire change ? Si l’outil tombe en panne ? -
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Une documentation complète, pour que l’équipe comprenne ce qui tourne et puisse le modifier si besoin
C’est ce niveau de rigueur qui fait la différence entre une automatisation qui tient sur la durée et un bricolage qu’on désactive au bout de trois mois.
D’autres contextes où nous intervenons
Au-delà de la relation client et des devis, les automatisations que nous déployons couvrent des situations très variées selon les secteurs :
Centres de formation
Gestion des inscriptions, envoi automatique des convocations et des supports, relances des participants, génération des attestations de formation, synchronisation avec le CRM.
Commerce de gros et négoce
Automatisation des bons de commande, alertes sur les niveaux de stock, génération de rapports hebdomadaires pour la direction, connexion entre le logiciel de gestion et les outils de facturation.
Agences & cabinets
Déploiement d’automatisations pour les clients finaux des agences. Nous intervenons en tant que partenaire technique sur les missions nécessitant une expertise n8n / IA / intégrations CRM.
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Ce que nos clients disent de notre façon de travailler
★★★★★
« Nous avons confié à Samuel Lécrivain plusieurs missions stratégiques d’automatisation et d’optimisation des process internes de nos clients. Le résultat a été au rendez-vous, et rapidement. Il prend le temps d’écouter, de comprendre les enjeux réels, au-delà de la demande formulée. Il met en place des dispositifs concrets, mesurables, orientés résultats. Collaborer avec Samuel, c’est faire le choix d’une performance durable, structurée et intelligente. »
Avis Google, Client SenseAct
Vous vous reconnaissez dans l’une de ces situations ?
Le meilleur point de départ, c’est un diagnostic. Nous cartographions vos processus avec vous, identifions ce qui vaut la peine d’être automatisé, et vous montrons ce que cela changerait concrètement avant de déployer quoi que ce soit.